Invoice là gì? Đây là thuật ngữ phổ biến trong những lĩnh vực kinh tế, cụ thể là lĩnh vực logistics, xuất nhập khẩu. Vậy Invoice khác với Receipt và Bill như thế nào? Bài viết này sẽ cho bạn câu trả lời chi tiết với các câu hỏi trên.
Mục lục
Định nghĩa Invoice là gì?
Invoice có tên đầy đủ là Commercial Invoice, được viết tắt là CI. Đây là một trong những hóa đơn thương mại vô cùng quan trọng trong các tờ khai hải quan và ngoại thương.
Thông thường, Invoice được phát hành 1 bản gốc và 2 bản sao, không giới hạn số lượng bản gốc trên nhiều quốc gia. Đây là hóa đơn cần thiết trong quá trình vận chuyển hàng và dùng để khai báo cho hải quan theo đúng yêu cầu của người mua.
Vai trò của Invoice trong xuất nhập khẩu hàng hoá
Invoice là hoá đơn mua bán, nhằm chứng minh giao dịch mua bán giữa người bán và người mua. Hóa đơn do người bán lập nên và có vai trò quan trọng trong xuất nhập khẩu như sau:
Khi bạn muốn xuất khẩu hàng hóa đi nước ngoài hay nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về. Thì invoice là một phần quan trọng không thể thiếu trong việc thanh toán, khai báo hải quan, đóng bảo hiểm, thực hiện đóng thuế.
Thanh toán
Là hoá đơn thương mại hợp lệ với mục đích thông báo đến người mua thực hiện nghĩa vụ thanh toán cho bên người bán. Với đầy đủ thông tin chi tiết về hàng hoá và có chữ ký, đóng dấu rõ ràng.
Khai báo hải quan
Khi khai báo hải quan, hoá đơn thương mại cũng cần được xuất trình để bên hải quan biết được giá cả hàng hoá trên hoá đơn. Qua đó sẽ dựa vào đó tính thuế xuất nhập khẩu và các chi phí cần thiết khác cùng những thông tin cung cấp trên hoá đơn giúp thuận tiện cho việc khai báo điện tử.
Đóng bảo hiểm:
Trong xuất nhập khẩu, bất kỳ hàng hoá nào cũng cần được bảo hiểm để doanh nghiệp có thể yên tâm được bồi thường thiệt hại nếu có xảy ra các vấn đề rủi ro, tranh chấp… Giá trên Invoice và các điều khoản về hàng hoá được bảo hiểm, như tên hàng hoá, số lượng, giá cả, mã hàng… Cũng sẽ giúp cho việc tính phí cho bảo hiểm và thường được thực hiện trước khi vận chuyển hàng hoá.
Phân biệt khác nhau giữa Proforma Invoice và Commercial Invoice và tax invoice
Proforma invoice là gì?
Proforma invoice hay còn gọi là PI. Đây chính là hoá đơn chiếu lệ cũng bao gồm nội dung ghi chú về số lượng. Cũng như các thông tin quan trọng về lô hàng cần gửi như Invoice.
Proforma invoice dùng để xuất trình của bên bán cho bên mua và như một bản nháp sơ bộ về việc thanh toán. Hay với mục đích về hải quan trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hoá. Có thể sửa lại hay điều chỉnh theo yêu cầu giữa 2 bên. Với việc lập nên hoá đơn chiếu lệ này, sẽ giúp đảm bảo cho việc thanh toán các khoản trong quá trình giao dịch mua bán và được trình bày một cách rút gọn, đơn giản. Và ước tính được các khoản trước khi vận chuyển và giao hàng hóa đi, nhưng chúng không phải là hoá đơn yêu cầu thanh toán.
Hoá đơn chiếu lệ là một hoá đơn bán hàng sẽ do người bán lập nên và gửi cho người mua trước khi giao một lô hàng nào đó. Nó được xem là một tài liệu dùng để thể hiện các cam kết diễn ra của bên nhận cùng các điều khoản. Điều kiện đã được thỏa thuận với nhau trong thực tế giao thương của đôi bên.
Commercial invoice là gì
Khi mua sắm bất kỳ hàng hoá nào, bạn sẽ có một hoá đơn bao gồm giá cả, số lượng, mặt hàng nào…, trong xuất nhập khẩu cũng vậy. Commercial invoice là cơ sở thanh toán giữa công ty xuất khẩu và công ty nhập khẩu.
Commercial invoice: Hóa đơn thương mại và chúng cao cấp hơn hoá đơn thông thường bởi cần thể hiện đặc tính của hoạt động thương mại quốc tế. Như phương thức vận tải lô hàng, điều kiện, phương thức thanh toán, thời hạn, tên mặt hàng. Chức năng cơ bản trong thanh toán, cơ sở khai báo hải quan, tính thuế xuất nhập khẩu lô hàng, cơ sở mua bán bảo hiểm…
Hoá đơn thương mại được sử dụng dùng để ghi lại các bằng chứng về quá trình giao dịch ngoại thương giữa bên nhà cung cấp (xuất khẩu ) và bên mua (nhập khẩu). Đây là hoá đơn cụ thể hơn nhiều so với thực tế. Đồng thời hoạt động như một lời yêu cầu thanh toán với bên nhập khẩu và mang tính chất thương mại. Hoá đơn cũng được sử dụng trong quá trình vận chuyển, đóng gói, khai báo và thông quan ở cảng.
Tại sao phải có Invoice
Ban đầu, khi thực hiện giao dịch trao đổi, mua bán hàng hoá giữa hai bên sẽ có nhiều vấn đề nảy sinh trong quá trình trao đổi với nhau. Sẽ có nhiều thỏa thuận, dự tính, những thảo luận về hàng hóa, các khâu liên quan đến việc đặt số lượng hàng hoá, phương thức giao hàng và cách thức trả tiền… Tất cả nội dung quan trọng sẽ được soạn thảo chi tiết và tỉ mỉ thông qua Invoice để tránh nhầm lẫn hay thiếu sót. Vì vậy, invoice và luôn là cần thiết bởi chúng giúp cho việc thực hiện thanh toán giữa bên bán và bên mua luôn rõ ràng, rành mạch. Nhắc nhở bên mua phải có nhiệm vụ phải thanh toán số tiền trên Invoice cho bên bán, cùng các điều kiện đã thỏa thuận ban đầu.
Lưu ý khi làm hóa đơn thương mại (commercial invoice)
Hóa đơn thương mại (commercial invoice): dễ hiểu hơn đây chính là hóa đơn thương mại xuất khẩu được lập ra để xác nhận việc trao đổi, thỏa thuận mua bán. Thông qua bằng những hóa đơn chứng từ được nêu rõ và chi tiết về các sản phẩm, số lượng hàng hoá… Vì Invoice rất quan trọng trong việc giao thương giữa 2 bên khi thiết lập hóa đơn thương mại nên người lập đòi hỏi phải kỹ lưỡng và chính xác. Đồng thời phải lưu ý những vấn đề sau:
- Invoice phải có đầy đủ thông tin của tên doanh nghiệp, người bán lẫn người mua, số điện thoại, email, chi tiết về địa chỉ, người đại diện trước pháp luật… những thông tin cơ bản này tuy đơn giản nhưng nó giúp cho việc thanh toán, xác minh sau này dễ dàng và thuận lợi hơn.
- Mô tả hàng hoá: Rất quan trọng và bắt buộc phải mô tả đúng, chính xác về hàng hoá, số hoá đơn, mã hàng, ngày giờ phát hành, số lượng hàng vận chuyển đúng như hàng hoá thực tế của doanh nghiệp cần vận chuyển, đồng thời còn để thực hiện khai báo hải quan khi tiến hành xuất hay nhập khẩu nhanh nhất.
- Nội dung hợp đồng thương mại Invoice còn phải được bên bán (lập phiếu) thể hiện đầy đủ giá trị, đơn giá thực của hàng hoá hiện tại. Tính toán chính xác tổng giá trị của đơn hàng, mệnh giá tiền sẽ phải thanh toán để bên mua dễ dàng nhìn thấy mà thực hiện nghĩa vụ phải trả cho bên bán.
- Các quy định trong hợp đồng: Rõ ràng về cách thức, điều kiện giao hàng, phương tiện để vận chuyển, cảng nhập hàng về, cảng xuất hàng đi, tên phương tiện vận chuyển, số chuyến… được thỏa thuận ban đầu trong cuộc giao dịch mua bán hàng hoá một cách chi tiết và tỉ mỉ, có sự thoả thuận của người bán và sự đồng ý của bên mua, đây cũng là một trong những thủ tục quan trọng và cần thiết khi doanh nghiệp muốn tiến hành khai báo hải quan cho lô hàng cần xuất hay nhập khẩu.
- Đây là hoá đơn do công ty (người bán) tự tạo mẫu vì vậy không cần thông báo với các cơ quan trong báo cáo thuế.
Tóm lại, bài viết trên đã trả lời cho câu hỏi Invoice là gì cùng ý nghĩa về hoá đơn thương mại một cách đầy đủ nhất. Qua đó, còn giúp bạn phân biệt được các loại hoá đơn chứng từ cần thiết trong quá trình xuất nhập khẩu. Cũng như thời điểm phù hợp để lập từng loại chứng từ, hoá đơn.
